Comprendre les contrôles réglementaires

Tout savoir sur les vérifications et contrôles réglementaires obligatoires

Quels contrôles sont à réaliser ? Quand doivent-ils être faits ? Qui peut certifier les équipements ? et surtout quels sont les risques et qui est responsable en cas d’incidents ou de non-respect de la réglementation ? Autant de questions que les chefs d’entreprise sont amenés à se poser.

HA PLUS PME vous aide à y voir plus clair dans le casse-tête de la réglementation.

Qu’est-ce qu’une vérification réglementaire ? Pourquoi effectuer une vérification … ?

A chaque étape de sa vie (ouverture, exploitation, cession…), un établissement doit répondre à des exigences réglementaires.

Selon l’article L . 4321-1 du Code du travail, les équipements de travail et les moyens de protection mis en service ou utilisés dans les établissements doivent être équipés, installés, utilisés, réglés et maintenus afin de prévenir les dangers et de préserver la santé des travailleurs et des clients.

En d’autres termes, les entreprises employant un ou plusieurs salariés doivent effectuer des vérifications et contrôles réglementaires dans le but de s’assurer du bon fonctionnement des équipements et installations, et d’intervenir si ce n’est pas le cas.

Quelles sont les différentes vérifications ?

Le Code du travail indique trois types de vérification à effectuer :

1. La vérification initiale

Cette vérification s’effectue lors de la mise en service de certains équipements afin de s’assurer que leur installation est conforme à la réglementation et que le matériel est bien fonctionnel.

2. La vérification générale périodique (VGP)

Cette vérification s’effectue au cours de la vie d’un équipement. Elle est faite dans le but de déceler à temps un dysfonctionnement susceptible de présenter un danger. Pour certains équipements, cette vérification est obligatoire. La périodicité des vérifications, leur nature et leur contenu sont précisés par des arrêtés.

Elle doit être réalisée par des professionnels habilités pour effectuer des vérifications sur des équipements de travail, de classe 3 en général, dans le domaine de la prévention des risques.

Une preuve avec le résultat des vérifications doit être apportée sur le ou les registres de sécurité où sont annexés les rapports de contrôle. Ce dernier conservera l’historique de la vie de l’équipement.

3. La vérification lors de la remise en service

Dans ce cas, ce type de vérification est effectué lors d’une remise en service lorsque des installations sont démontées et remontées ailleurs. Le but de cette vérification est de s’assurer que la remise en service de l’équipement est opérationnelle et sans danger.

Quelles sont les installations et équipements concernés par ces vérifications ?

De manière générale, chaque équipement qui sert à protéger le public ou qui est susceptible de présenter un danger est normalement soumis à une vérification.

Voici un exemple d’équipements soumis aux contrôles et vérifications obligatoires à la charge de l’employeur :

• Installations électriques ;
• Equipements de travail : échafaudages, massicots, presses, machines de terrassement ou de forage à conducteur porté, etc.;
• Dispositifs de travail en hauteur ;
• Equipements de protection individuelle (EPI) ;
• Incendie : extincteurs, poteau d’eau, signaux de sécurité lumineux, dispositifs de désenfumage, etc.;
• Appareils de levage et de manutention : chariots de manutention, ponts élévateurs, ascenseurs, monte-charges, etc.;
• Véhicules : contrôles techniques ;
• Produits chimiques et liquides inflammables : cuves, bassins, etc.;
• Equipements et aires de jeux.

Cette liste n’est pas exhaustive.

Les obligations seront différentes pour un même équipement, selon le lieu, le matériel employé et/ou l’environnement.

Comment ça se passe ?

La vérification à effectuer est définie selon l’équipement ou l’installation vérifié(e). Il peut s’agir d’examen visuel, de mesures, d’épreuve, d’essai et de tests de fonctionnement, d’inspection, d’étude documentaire, etc.

Après contrôle du matériel, l’intervenant doit remplir une grille d’évaluation en fonction de l’état de l’installation ou de l’équipement vérifié afin de prévenir les éventuels dangers de son utilisation.

Un rapport d’observation et de non-conformité est établi une fois la vérification réglementaire effectuée. Ce dernier est rédigé selon la réglementation et doit être remis aux autorités compétentes.

Pour finir, concernant la périodicité des contrôles, une entreprise peut être amenée à réaliser des contrôles à des périodes allant de 3 mois à plus de 5 ans selon le contexte de l’exploitation. Il est donc important de connaitre, suivre et gérer ces échéances de contrôle en plus de l’activité.

Comment prévenir ces risques ? Qui peut réaliser les contrôles ?

Il n’est pas toujours obligatoire de faire appel à un organisme de contrôle. Certains contrôles réglementaires peuvent être réalisés par une personne compétente au sein de l’entreprise.

Par exemple, une personne qualifiée appartenant à l’entreprise peut réaliser la vérification des appareils de levage lors de leurs mises en service.

La personne compétente et qualifiée peut être un technicien possédant une connaissance approfondie de la prévention des risques liés à l’équipement et connaissant bien le matériel. Cependant, ce technicien doit connaitre les textes réglementaires, les recommandations et les normes applicables aux installations. Il existe des formations de contrôleurs ou de vérificateurs permettant aux entreprises qui le souhaitent de donner la compétence nécessaire aux contrôles réglementaires périodiques à un salarié.

Les obligations réglementaires entreprises sont très nombreuses, de différentes natures (formation, sécurité, conformité, etc.) et interviennent à des fréquences diverses. Il est donc compliqué pour les dirigeants de ne pas passer à côté d’une obligation, et cela est d’autant plus vrai dans les petites structures et les entreprises multisites.

Pour limiter les risques et éviter leurs conséquences, il est préférable de recourir à des partenaires spécialistes dans la gestion et le suivi des contrôles réglementaires, notamment pour les bâtiments, les équipements, les véhicules et les ressources humaines. C’est la garantie d’un suivi exhaustif des obligations du dirigeant, ce qui lui permet de se consacrer pleinement à son activité, sans le souci du risque pénal ou civil.

Les outils proposés par les organismes habilités et certifiés permettent de gérer la conformité des ressources liées à l’activité de l’entreprise, d’être alertés en cas de changement réglementaire, d’obtenir une situation consolidée en cas de gestion multisites. Autant de services qui font gagner en temps, en efficacité et en productivité, grâce à une gestion pilotée en toute sérénité.

Quelles entreprises sont concernées ?

La quasi-totalité des entreprises, commerçants, artisans et professions libérales sont dans l’obligation d’effectuer des vérifications réglementaires, excepté pour les auto-entrepreneurs.

Pour les établissements classés « ERP » (Etablissement Recevant du Public), les arrêtés du 25 juin 1980 et du 22 juin 1990 fixent des exigences spécifiques à la charge du chef d’établissement et lui imposent des vérifications réglementaires obligatoires, notamment en termes de sécurité incendie ou d’accessibilité aux personnes handicapées.

Responsabilité pénales et/ou assurance : quels sont les risques si les contrôles réglementaires ne sont pas réalisés ?

Les risques s’appliquent à toutes les entreprises ou artisans si les installations d’un établissement et de son matériel de production ne sont pas vérifiées. Ces derniers sont multiples et peuvent impacter directement l’activité :

• Dommages aux personnes (salariés, clients, patients…) ;
• Défaillances, dysfonctionnements, incendies, incidences.

En cas de sinistre, l’assurance peut adapter son niveau d’indemnisation en fonction de l’implication de l’entreprise dans ces contrôles, voire décliner sa garantie en l’absence de toutes vérifications réglementaires.

Par exemple, il faut savoir que le certificat Q18, qui permet d’évaluer le risque incendie d’un établissement, n’est pas obligatoire mais demandé par les assurances en cas de problème. En effet, les installations électriques défectueuses sont 0 l’origine de plus de 20% des incendies en entreprise ; c’est pourquoi elles doivent depuis 1988 être vérifiées régulièrement dans les établissements soumis au Code du travail.

En cas de défaillance, la responsabilité incombe donc au chef d’entreprise, qu’il soit ou non l’auteur du manquement. Il encourt des poursuites qui peuvent aller jusqu’à des amendes élevées (3750 € selon l’article L. 4741-1 du Code du travail) , parfois même à des condamnations pénales. Il doit en outre apporter la preuve de la conformité de son établissement et de ses installations.

Enfin, si l’établissement est contrôlé par l’Inspection du travail, l’inspecteur pourra demander à consulter les rapports de vérification. S’il constate que les vérifications n’ont pas été réalisées, il peut imposer au chef d’établissement de faire réaliser une vérification de l’état de conformité de l’installation (mise en demeure). Cette vérification doit impérativement être réalisée par un organisme agréé, dans des délais très courts.

Qui est responsable : propriétaire ou locataire ?

1. Cas du local d’activité

Si vous êtes propriétaire de votre local d’activité, il n’y a pas d’ambiguïté : vous êtes responsable.

Si vous êtes locataire, il vous appartient de vérifier ce qui est mentionné dans votre bail. Très souvent, le bail mentionnera que les parties communes sont de la responsabilité du propriétaire alors que le local est sous la responsabilité du locataire. En cas de doute, Il vous faudra de toute façon vérifier avec le propriétaire qui détient l’obligation de contrôle.

Que votre établissement soit soumis au code du travail, à la réglementation des Etablissements Recevant du Public ou des Immeubles de Grandes Hauteurs, des contrôles de prévention lors de la mise en service et/ou des vérifications périodiques de vos équipements et installations sont obligatoires. Ainsi, la majeure partie des entreprises, des commerçants et des professions libérales sont concernées par les vérifications réglementaires.

Par exemple, dès qu’il y a un salarié, le code du travail s’applique et prévoit notamment une vérification périodique des installations électriques, des installations de gaz, des moyens de secours incendie…

Les artisans sans salarié sont les seuls à être exemptés d’obligations réglementaires dès lors qu’ils n’engagent que leur personne.

Cependant, si les installations des locaux ou des appareils ne sont pas vérifiés, les risques sont multiples et peuvent impacter directement l'activité. A noter que dans le cas de défaillances qui provoquent un accident, incendie ou autre, son assurance peut, en cas de sinistre, décliner sa garantie en l’absence de vérifications réglementaires.

De plus, dans le cas où l’artisan intervient sur la voie publique, chez un client ou encore sur un chantier, il sera tenu responsable si ses machines causent des dommages aux personnes extérieures.

2. Cas de la location de matériel

Le professionnel loueur a la responsabilité de vous fournir du matériel conforme à la réglementation en vigueur. Les attestations doivent être mises à disposition à chaque location.