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Comprendre les contrôles réglementaires

Catégorie(s) : Actualités HA+PME Par : HA + PME

A chaque étape de sa vie (ouverture, exploitation, cession…), un établissement doit répondre à des exigences réglementaires.

Quels contrôles sont à réaliser ? Quand doivent-ils être faits ? Qui peut certifier les équipements ? et surtout quels sont les risques et qui est responsable en cas d’incidents ou de non-respect de la réglementation ? Autant de questions que les chefs d’entreprise sont amenés à se poser.

HA PLUS PME vous aide à y voir plus clair dans le casse-tête de la réglementation.

 

Tout d’abord, pour comprendre la complexité de la réglementation, il faut savoir que les vérifications réglementaires s’appliquent :

  • d’une part selon le type d’activité :
    • Activité sans réception de public et sans intervention extérieur
    • Activité avec réception de public
    • Activité avec travail extérieur
  • d’autre part selon que l’entreprise a des collaborateurs ou non.

Ensuite, la liste des équipements concernés par la vérification réglementaire obligatoire est longue : Installations électriques, portes automatiques, moyens de secours incendie, systèmes de climatisation, machines-outils, installations de gaz, équipements sous pression, appareils de levage, équipements et aires de jeux…. Les obligations seront différentes pour un même équipement, selon le lieu, le matériel employé et/ou l’environnement.

Pour finir, concernant la périodicité des contrôles : vous pouvez être amené à réaliser des contrôles à des périodes allant de 3 mois à plus de 5 ans selon le contexte de votre exploitation. Il sera donc important de connaitre, suivre et gérer ces échéances de contrôle en plus de votre activité.

 

Assurer la conformité de votre établissement, de ses installations et de ses équipements est donc une activité à part entière qui demande des compétences spécifiques . Elle a des conséquences très importantes en cas d’incident ou de dysfonctionnement, mais peut aussi être un avantage dans la maîtrise des risques et la confiance de vos clients, partenaires et employés.

 

 

Activité avec réception de public :  un maximum d’obligations réglementaires

Pour un établissement classé « ERP » (Etablissement Recevant du Public), les arrêtés du 25 juin 1980 et du 22 juin 1990 fixent des exigences spécifiques à la charge du chef d’établissement et lui imposent des vérifications réglementaires obligatoires, notamment en termes de sécurité incendie ou d’accessibilité aux personnes handicapées.

 

Qui est responsable : Propriétaire ou locataire ?

Cas du local d’activité

Si vous êtes propriétaire de votre local d’activité, il n’y a pas d’ambiguïté : vous êtes responsable.

Si vous êtes locataire, il vous appartient de vérifier ce qui est mentionné dans votre bail. Très souvent, le bail mentionnera que les parties communes sont de la responsabilité du propriétaire alors que le local est sous la responsabilité du locataire. En cas de doute, Il vous faudra de toute façon vérifier avec le propriétaire qui détient l’obligation de contrôle.

Que votre établissement soit soumis au code du travail, à la réglementation des Etablissements Recevant du Public ou des Immeubles de Grandes Hauteurs, des contrôles de prévention lors de la mise en service et/ou des vérifications périodiques de vos équipements et installations sont obligatoires. Ainsi, la majeure partie des entreprises, des commerçants et des professions libérales sont concernées par les vérifications réglementaires.

Par exemple, dès qu’il y a un salarié, le code du travail s’applique et prévoit notamment une vérification périodique des installations électriques, des installations de gaz, des moyens de secours incendie…

 

Les artisans sans salarié sont les seuls à être exemptés d’obligations réglementaires dès lors qu’il n’engage que leur personne.

Cependant, si les installations de ses locaux ou ses appareils ne sont pas vérifiés, les risques sont multiples et peuvent impacter directement son activité. A noter que dans le cas de défaillances qui provoquent un accident, incendie ou autre, son assurance peut, en cas de sinistre, décliner sa garantie en l’absence de vérifications réglementaires.

De plus, dans le cas où l’artisan intervient sur la voie publique, chez un client ou encore sur un chantier, il sera tenu responsable si ses machines causent des dommages aux personnes extérieurs.

 

Cas de la location de matériel :

Le professionnel loueur a la responsabilité de vous fournir du matériel conforme à la réglementation en vigueur. Les attestations doivent être mises à disposition à chaque location.

Attention, l’opérateur de la machine peut refuser de l’utiliser si elle n’est pas conforme.

 

Responsabilité pénales et/ou assurance : Quels sont les risques si les contrôles réglementaires ne sont pas réalisés ?

Les risques s’appliquent à toutes les entreprises ou artisans si les installations d’un établissement et de son matériel de production ne sont pas vérifiées, ces derniers sont multiples et peuvent impacter directement l’activité :

  • Dommages aux personnes (salariés, clients, patients…)
  • Défaillances, dysfonctionnements, incidents, incendies

En cas de sinistre, l’assurance peut adapter son niveau d’indemnisation en fonction de l’implication de l’entreprise dans ces contrôles, voire décliner sa garantie en l’absence de toutes vérifications réglementaires.

 

Par exemple, il faut savoir que le certificat Q18, qui permet d’évaluer le risque incendie d’un établissement, n’est pas obligatoire mais demandé par les assurances en cas de problème. En effet, les installations électriques défectueuses sont l’origine de plus de 20% des incendies en entreprise ; c’est pourquoi elles doivent depuis 1988 être vérifiées régulièrement dans les établissements soumis au Code du travail.

 

Autre exemple : l’utilisation d’une mini pelle sur un chantier provoque un accident. Si la machine n’a pas été contrôlée, la responsabilité du dirigeant et de l’entreprise sera engagée pénalement, civilement, et l’assurance ne prendra pas en charge les dommages, et ceci quel que soit la responsabilité de l’opérateur de la mini pelle.

 

En cas de défaillance, la responsabilité incombe donc au chef d’entreprise, qu’il soit ou non l’auteur du manquement. Il encourt des poursuites qui peuvent aller jusqu’à des amendes considérables, parfois même à des condamnations pénales. Il doit en outre apporter la preuve de la conformité de son établissement et de ses installations.

 

Enfin, si l’établissement est contrôlé par l’inspection du travail, l’inspecteur pourra demander à consulter les rapports de vérification. S’il constate que les vérifications n’ont pas été réalisées, il peut imposer aux chefs d’établissement de faire réaliser une vérification de l’état de conformité de l’installation (mise en demeure).  Cette vérification doit impérativement être réalisée par un organisme agréé, dans des délais très courts.

 

Comment prévenir ces risques ? Qui peut réaliser les contrôles ?

Il n’est pas toujours obligatoire de faire appel à un organisme de contrôle, certains contrôles réglementaires peuvent être réalisés par une personne compétente au sein de l’entreprise ; Par exemple, une personne qualifiée appartenant à l’entreprise peut réaliser la vérification des appareils de levage lors de leurs mises en service.

La personne compétente et qualifiée peut être un technicien possédant une connaissance approfondie de la prévention des risques liés à l’équipement et connaissant bien le matériel. Cependant, ce technicien doit connaitre les textes réglementaires, les recommandations et les normes applicables aux installations. Il existe des formations de contrôleurs ou de vérificateurs permettant aux entreprises qui le souhaitent de donner la compétence nécessaire aux contrôles réglementaires périodiques à un salarié.

ATTENTION : si vous décidez d’utiliser les ressources de l’entreprise, en cas de sinistre, vous devrez prouver que la personne répond bien aux exigences réglementaires.

 

Les obligations à respecter sont très nombreuses, de différentes natures (formation, sécurité, conformité…) et interviennent à des fréquences diverses. Il est donc compliqué, pour les dirigeants, de ne pas passer à côté d’une obligation, et cela est d’autant plus vrai dans les petites structures et les entreprises multi-sites.

 

Pour limiter les risques et éviter leurs conséquences, il est préférable de recourir à des partenaires spécialistes dans la gestion et le suivi des contrôles réglementaires, notamment pour les bâtiments, les équipements, les véhicules et les ressources humaines. C’est la garantie d’un suivi exhaustif des obligations du dirigeant, ce qui lui permet de se consacrer pleinement à son activité, sans le souci du risque pénal ou civil.

Les outils proposés par les organismes habilités et certifiés permettent de gérer la conformité des ressources liées à l’activité de l’entreprise, d’être alertés en cas de changement réglementaire, d’obtenir une situation consolidée en cas de gestion multi-sites. Autant de services qui font gagner en temps, en efficacité et en productivité, grâce à une gestion pilotée en toute sérénité.

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20 Fév 17

 

 

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