fbpx

menu

Les pièges à éviter dans un contrat de photocopieur

Photo news

Catégorie(s) : Actualités Par : HAPLUSPME

Préambule :

Sur le marché de la bureautique, il y a 3 acteurs majeurs : RICOH, XEROX et CANON et une multitude de constructeurs plus petits : Kyocera, Konica, Panasonic, Sagem, Sharp, Toshiba, Triumph Adler,….

 

Il y a deux canaux de distributions :

  • En direct avec le constructeur.
  • En indirect avec les distributeurs de Photocopieur (souvent multi-marques)

 

Les copieurs sont de plus en plus multifonction car ils sont connectés au réseau de l’entreprise pour permettre d’imprimer, de scanner, d’envoyer des mails directement du copieur. Cela devient des matériels très sophistiqués en termes d’utilisation et demande de bonnes connaissances techniques pour appréhender tous les besoins et contraintes du client afin de lui fournir le matériel le plus adapté.

Concernant la maintenance, les trois principaux acteurs ont des structures de SAV qui couvre tout le territoire mais très souvent ce sont les distributeurs qui font la maintenance avec le risque de les voir disparaître (ce sont des Tpe ou des Pme) et que le client se retrouve sans maintenance.

Il est donc impératif de vérifier les délais d’intervention, qui le fait (vendeur du photocopieur ou le constructeur ?). Dans le cas d’un contrat avec un distributeur toujours vérifier la bonne santé financière du distributeur ainsi que la garantie de maintenance en cas de défaillance du distributeur.

 

LE FINANCEMENT DU COPIEUR

Dans la majorité des cas, le copieur est en location financière, il n’y a donc pas d’option d’achat possible pour le locataire.

 

Le contrat inclut :

  • un loyer
  • une durée de financement
  • une périodicité du loyer : mensuelle, trimestrielle

 

Pour bien comparer, il faut vérifier la durée de financement car elle influe énormément sur le loyer.

Beaucoup de prestataires font des contrats sur 63 mois en annonçant 5 ans.

Dans la profession de vendeur de copieur, le jeu est de faire signer un contrat de location dit « évolutif » sur 30, 48 ou 60 mois et de revenir voir le client 1 ou 2 ans avant l’échéance pour lui renouveler son matériel pour du matériel plus performant (en théorie), c’est séduisant pour le client et très lucratif pour le fournisseur.

 

Exemple :

Vous achetez un matériel : 5000 euros, le loyer est 113 euros sur 60 mois.

Au bout de 36 mois, renouvellement du matériel pour un nouveau à 5000 euros ce qui entraîne un financement du nouveau + un financement du solde restant dû sur le précédent soit un montant total à financer d’environ 7712 euros et l’on repart sur 60 mois. Le client va donc payer, dans cet exemple, une partie du premier matériel sur 96 ou 120 mois mais conservera sa mensualité inchangée.

 

Les contrats sont souvent résiliables avec 3 ou 6 mois de préavis, si l’on oublie de résilier, il y a tacite reconduction pour 1 an.

Il ne faut JAMAIS accepter le rachat en cours du contrat d’une machine, même et surtout par le même prestataire ! Sauf bien entendu si le matériel est complètement HS

Suivant les structures, la version la plus économique et sereine reste l’achat. Il est totalement possible à ce moment-là de faire un prêt bancaire classique sur ce matériel avec des taux d’intérêts très favorable en ce moment.

 

LE CONTRAT DE MAINTENANCE

La maintenance des copieurs fait l’objet d’un contrat qui inclut en général : la main d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées et les consommables hors papier et agrafes.

Ceci est valable que ce soit pour de l’achat ou de la location.

Mais souvent, il y a, en plus du coût copies, des frais d’envoi, des frais de maintenance connexion,…

Elle est d’une durée initiale de 36 à 60 mois renouvelable ensuite annuellement par tacite reconduction.

La facturation se fait en appliquant un coût sur les copies différent en fonction du type de page : couleur ou noir et blanc.

Pour bien comparer le coût copie, il ne faut pas regarder que le prix à la page.

Certains contrats peuvent inclure un forfait annuel, mensuel ou trimestriel. Que le nombre de pages soit atteint ou non, le forfait est facturé

 

Exemple :

Prix à la page : 0,006 euros HT, forfait annuel 15000 pages. Coût incompressible annuel : 90 euros. Si l’entreprise n’a fait que 10 000 copies, le prix sera quand même de 90 € soit un coût à la page réel de 0.009 €.

 

Exemple :

Prix à la page : 0.006 €, forfait : 50 €, il faut donc que l’entreprise fasse minimum 8000 copies pour atteindre le minimum facturé, si elle fait moins le coût copie unitaire est de fait augmenté.

 

Certains prestataires inclus un certain nombre de copie dans le financement, sans le dire, et annonce un coût copie très bas dans le contrat de maintenance et mettent cela en avant, occultant le coût mensuel de location majoré.

En cas de résiliation anticipée, il y a souvent des pénalités à payer sur les contrats de maintenance

25 Fév 15

 

 

14 commentaires

Guipont dit : Le24/02/20

Bonjour,
nous sommes une entreprise et nous avons souscrit un contrat avec TOSHIBA.
Nous avons souhaité résilier le contrat à la date de fin d’engagement prévu.
Nous avons donc débranché les machines.
Cependant le relevé étant fait par le réseau, à la date de facturation, nous avons reçu une facture estimation.
Nous avons répondu avec un AR et avec la preuve de la consommation réelle des copieurs de bien vouloir éditer une facture de régularisation.
On nous refuse de la re-faire car le contrat stipule « que le relevé doit être fait selon le moyen de connexion prévu »
Que faire

Répondre

Jessica CHAPPE dit : Le18/11/19

Bonjour,
Si je résilie mes 2 contrats (location + maintenance) à leur terme, je vais continuer de payer ma location financière jusqu’à son terme mais est-ce que je peux ne plus utiliser la machine pour ne plus avoir de maintenance à payer ? jusqu’au terme et leur rendre car je vais contracter avec un nouveau prestataire pour un nouveau matériel. Merci pour votre aide

Répondre

Dreneau dit : Le08/02/19

Bonjour,
Nous avons était contacté par une société du sud qui c’est présenté comme la branche photocopieur de Toshiba et nous a proposé de reprendre notre copieur pour 3800€ et que notre location sur 21 mois serait absorbée par cette reprise, que seul 6€ serait a notre charge. La commerciale nous a fait signé 3 copies en noir et blanc, prétextant qu’elle n’avait plus de contrats originaux. Elle m’ a ensuite remis des copies de copies très peu lisibles. 3 semaines après, l’installation a était faite sans problèmes, jusqu’au moment ou jai vu sur le PV de l’installation 63 mois…
Le technicien a fait mine debne pas savoir, qu’il fallait voir avec la commerciale.
Contacté, elle massure qu’elle m’ a dit 21 trimestres !!! Depuis quand suis je fou, et depuis quand parle t’on en trimestres ?
Aujourd’hui la société de financement me téléphone et me demande si j’ai bien réceptionné le copieur. Je lui fait part de mon mécontentement, la personne semble gênée, perturbée et me dit qu’elle ne valide pas le dossier, elle va voir avec la société Multi Print. Ma question : jai cette saleté de copieur ( valeur 600€ttc sur le net) qui me serait facturé avec les tuner plus de 13000 € sur 63 mois. La commerciale m’a manipulé, menti, et fait un montage avec ma signature sur un contrat couleur (envoyé par mail des que j’ai comlencer a me plaindre ) un ami entrepreneur qui a rencontré cette personne m’assure que lui aussi a entendu et compris 21 mois. En gros, puis je deposer une plainte pour abus de confiance ,faux et tentative d’escroquerie, ou dois je les attendre pour m’occuper d’eux si ils osent venir chercher le copieur en or ?
Ps: jai bien sur immédiatement fait partir un RAR et fait un mail a mon banquier pour le mettre au courant.
Merci d’avance.
SD

Répondre

    Hassan Ouazzani dit : Le18/02/19

    Bonjour,

    Suite à vos différentes informations, effectivement vous avez bien fait d’envoyer un RAR auprès de votre fournisseur sur le photocopieur, mais attention il faut aussi avertir la banque de financement se sont 2 choses différentes Vous devez avoir en possession les documents commerciaux provenant de l’entreprise qui vous a vendu le photocopieur, mais aussi des éléments provenant de la banque qui finance ce photocopieur (au final le propriétaire du photocopieur est la banque qui le finance).
    Maintenant attention, si vous avez signé un contrat qui est appliqué il va falloir montrer qu’il y a eu un défaut de conseil.
    En tant « qu’entreprise », vous êtes considérée comme « sachant » à l’inverse d’un contrat vers un particulier.
    Il y a parfois hélas des confusions sur la durée du contrat, car les entreprises qui vendent des photocopieurs parlent au trimestre pour le copieur en mensuel pour les coûts copies … et ainsi le commercial peut « laisse flotter » une certaine incompréhension.

    Au-delà des courrier, Il est préférable de consulter un avocat en droit commercial pour savoir si vous pouvez agir sur ce dossier (et ainsi lui transmettre l’ensemble des documents que vous avez signés) pour évaluer les différentes possibilités de recours.

    L’équipe HA PLUS PME

IFMK dit : Le13/09/18

Bonjour,

Nous sommes une association à but non lucratif (établissement accueillant un public en situation de handicap), nous avons un contrat de location copieur sur six ans qui arrive à échéance en juin 2019.
Le contrat négocié par l’ancienne direction est beaucoup trop cher et nous souhaitons trouver un autre prestataire.
Nous ne retrouvons pas notre exemplaire de contrat (changement de direction et impossible de remettre la main dessus).
Nous avons demandé une copie au fournisseur qui nous demande de régler 23 € pour une copie du contrat est-ce légal de facturer ?
Autre question : le fournisseur sous-traite la location par une société et cette société nous répercute chaque année l’indexation des loyers et depuis le début du contrat cela représente une augmentation d’environ 50€ par mois.
Sommes-nous tenus de supporter ces augmentation dues à l’index des loyers ?

Par avance merci pour votre réponse.
Cordialement,

Répondre

    Erika Leroy dit : Le14/09/18

    Bonjour,

    Merci de nous avoir contacté et nous allons essayer de vous permettre d’y voir plus clair.

    Tout d’abord, il faut bien que vous fassiez la différence entre contrats entre entreprises (BtoB) et entreprises vers particuliers (BtoC).
    Dans le cas d’une relation BtoC, la méconnaissance de toutes les lignes d’un contrat joue en la faveur du particulier car il est par définition « moins sachant » que l’entreprise. Donc si vous « étiez » un particulier, l’ensemble des problématiques que vous rencontrez seraient « recevables » avec l’appui d’association de défense des consommateurs.

    Dans le cas présent, il s’agit d’un contrat entre deux entreprises qui sont par définition « sachant ».
    Les deux entreprises ont donc signé en toutes connaissances de causes le contrat.

    Vous avez cependant des moyens d’action :

    – La transmission du contrat sous la condition du paiement est plus que « cavalier », bien souvent en formulant une réponse un peu « stricte » cela permet que le prestataire vous envoie le contrat sans facturation.
    Par exemple, demandez-lui si cette clause de facturation est justement dans le contrat signé par l’ancienne direction. Pour cela il doit vous fournir le contrat. Si cette mention n’y est pas, il aurait dû vous informer et envoyer un avenant au contrat.

    – L’indexation avec revalorisation du coût copie et/ou service de maintenance est « légal » car il est souvent mis dans le contrat. Il faut être très vigilant sur cette clause, car bien souvent la méthode de calcul est incompréhensible. Il faut leur demander de justifier la méthode de calcul. Là encore, si cette clause est « limite », vous pourrez aller dans le sens de la mise en place d’une clause abusive.

    Vous devez donc faire un premier mail ou courrier en leur demandant :

    – Copie du contrat signé par les parties,
    – L’explication et justificatif de la clause de révision des coûts,
    – Les coûts de sortie du contrat si vous l’arrêtez plus tôt.

    Avec ces éléments vous pourrez à ce moment-là voir pour mettre en place un autre contrat.

    Espérant que cela vous permette d’y voir plus clair, n’hésitez pas à faire appel à notre entreprise, nous accompagnons justement nos adhérents dans toutes ces problématiques avec la mise en place de fournisseurs ayant un fonctionnement clair et des tarifications mutualisées.

    Cordialement

Demeester dit : Le13/03/18

Bonjour,
J’ai signé un contrat avec PA partner et cela est une arnaque. J’ai signé un contrat avec une participation forfaitaire qui correspond à 21 mois sauf que le contrat et le prélèvement est établi sur 21 trimestres.
Je me rends compte que le contrat de maintenance ne correspond pas à une société. Y-a-t-il un moyen d’arrêter le contrat et de rendre la participation forfaitaire?
merci

Répondre

    Erika Leroy dit : Le16/03/18

    Bonjour,

    Nous vous remercions pour votre commentaire.

    Les actions que vous pouvez mener sont hélas assez limitées car vous êtes dans le cas d’une signature de contrat entre entreprises (BtB) et non BtC où là la protection du client est plus forte.

    En effet, une entreprise est « considérée » comme « sachant ».

    Tout de même, vous pouvez déjà faire une résiliation dite conservatoire en A/R afin d’éviter toute prolongation.
    Constituer votre dossier par rapport aux documents reçus par le dit fournisseur (mail, offre et contrat) et vérifier si il n’y a pas des incohérences prouvant votre bonne foie et nous dirons « l’erreur » du fournisseur.
    Regardez également les clauses de révision de prix annuel sur les coûts copies et autres prestations.
    Idem pour les clauses de résiliation ainsi que les coûts.
    Ensuite, organisez un rendez-vous avec le fournisseur pour essayer de trouver un terrain de compromis.

    En espérant que cela puisse vous permettre de nouer le dialogue avec le fournisseur et trouver une solution.
    Bonne journée.

PELLAFOL dit : Le08/04/16

Bonjour ,

une question ,avant notre entreprise était un groupe , avec un CE /DP maintenant nous sommes une S.A.S , une DUP .
Peut on résilier un contrat de photocopieur , comme nous avons changé de statut ? Sous quelles conditions ?
merci

Répondre

    admin dit : Le11/04/16

    Bonjour,
    Dans votre cas, le changement de statut d’une entreprise ne remet pas en question un contrat pour un photocopieur.
    Ce type de contrat peut être « arrêté » avant la date, dans le cas par exemple, d’un plan de continuation de l’entreprise et ceci est validé via le tribunal de la chambre de commerce.
    Attention à bien vérifier la date de votre contrat ainsi que le délais de dénonciation afin d’éviter de repartir pour un an.
    Bonne journée

financement entreprises en difficulté dit : Le29/03/16

Bonjour ! Il n’y aurai pas des doublons ? Car je viens plusieurs fois les mêmes articles sur votre site !

http://comparelend.com/fr-fr/investissement

Répondre

Nathanaël dit : Le14/03/16

Bonjour,

J’ai une questions concernant le contrat de location du photocopieur de mon entreprise.

Nous venons d’envoyer une lettre de résiliation une semaine après la date des 3 mois avant la date anniversaire du contrat, est-ce que cela va poser problème ?

Merci par avance de votre aide.

Bien cordialement.

Répondre

Clarice dit : Le01/12/15

Merci de ce partage ! C’est toujours bon de savoir quels pièges on doit éviter quand on a un contrat. L’article a dit que les contrats de maintenance sont valables que ce soit pour de l’achat ou de la location. Donc si je pense acheter un photocopieur pour mon mari, devrais-je en chercher un qui a un contrat de maintenance ?

Répondre

    admin dit : Le04/12/15

    Bonjour Madame,

    Nous vous remercions de l’intérêt que vous nous portez.
    Nos informations sont à destination des professionnels qui n’ont pas le même mode de consommation que les particuliers.
    Si vous êtes un particulier, la question ne se pose pas car il n’y a pas de contrat de maintenance.
    Si vous êtes un professionnel, et selon vos contraintes et le type de machine, effectivement un contrat de maintenance peut être indispensable.

    Cordialement

Laisser un commentaire